На початку квітня 2020 року був запущений портал державних послуг «Дія». А наприкінці місяця Мінцифри презентувало в мобільному додатку «Дія» електронні версії ID-картки та біометричного закордонного паспорта. Причому було заявлено, що «паспорт у смартфоні» зможе цілком замінити собою документ у паперовому вигляді або ID-картку.

Наскільки застосовна така новинка в кадровій діяльності?

Е-паспорт — що ми про нього знаємо

Отримати «паспорт у смартфоні» — дуже просто. Для цього достатньо завантажити додаток «Дія» через Рlау Market або Арр Store та авторизуватися в ньому за допомогою BanklD. Після чого в одержувача в додатку автоматично сформується так званий e-паспорт та/або e-паспорт для виїзду за кордон.

На сьогодні єдиним документом, який регламентує використання таких е-паспортів, є Порядок застосування відображення в електронному вигляді інформації, що міститься у паспорті громадянина України у формі картки, та відображення в електронному вигляді інформації, що міститься у паспорті громадянина України для виїзду за кордон, під час реалізації експериментального проекту щодо застосування зазначених відображень, затверджений постановою Кабміну від 15.04.2020 р. № 278 (далі — Порядок/Постанова № 278). Згідно із цим документом:

Е-паспорт (е-паспорт для виїзду за кордон) — це відображення в електронному вигляді інформації, що міститься у паспорті громадянина України у формі картки (у паспорті громадянина України для виїзду за кордон), оформлене особі засобами ЄДДР, разом з унікальним електронним ідентифікатором (QR-кодом), який забезпечує отримання інформації з реєстру інформаційними ресурсами єдиної інформаційної системи МВС на запит Порталу «Дія» (п. 2 Порядку № 278).

Якщо у вас паспорт старого зразка (у вигляді книжечки) — е-паспорт у додатку «Дія» не сформується.

Тобто в е-паспорті містяться ті самі дані, що й в ID-картці: П. І. Б. особи українською мовою та латинськими літерами; стать; дата народження; місце народження; оцифрований підпис (за наявності); оцифроване зображення обличчя особи; унікальний номер запису в Реєстрі; дата видачі та закінчення строку дії паспорта; серія та/або номер паспорта; орган, що видав паспорт, а також податковий номер або повідомлення про відмову від нього.

Наступний важливий момент. Е-паспорт — це доки лише експеримент Мінцифри, який триватиме протягом 2020–2021 років (п. 1 Постанови № 278).

Враховуючи це, протягом такого експериментального періоду е-паспорт дозволено пред’являти замість паспорта громадянина України (закордонного паспорта) лише в певних випадках (вони перелічені в п. 3 Порядку № 278). А точніше:

• при перевезенні пасажирів повітряним, залізничним транспортом (у межах держави);
• при наданні послуг поштового зв’язку;
• при проведенні банківських операцій;
• для підтвердження віку під час придбання пива (крім безалкогольного), алкогольних, слабоалкогольних напоїв, вин столових або тютюнових виробів;
• при наданні послуг з медичного обслуговування;
• при пред’явленні на вимогу працівника правоохоронного органу документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України;
• при користуванні бібліотеками та надання бібліотечних послуг;
• при наданні готельних послуг;
• при наданні телекомунікаційних послуг;
• для пред’явлення на вимогу уповноваженої особи під час відвідування адміністративних будівель;
• при наданні адміністративних послуг;
• для повернення сплачених за товар коштів;
• для участі у виборах та референдумах.

 

Тобто за умови, що такі особи зможуть провести перевірку достовірності даних, зазначених в e-паспорті (п. 9 Порядку № 278). А для цього юридичній або фізичній особі доведеться приєднатися до реалізації експериментального проекту і підготуватися технічно.

Якщо зазначену вимогу виконати немає можливості, доведеться вдаватися до оригіналів документів.

Е-паспорт у кадровій діяльності

У кадровій роботі паспорт відіграє важливу роль. Так, згідно з ч. 2 ст. 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний пред’явити роботодавцеві в тому числі паспорт або інший документ, що посвідчує особу.

Чи підійде в цьому випадку е-паспорт?

Звичайно, основним документом, що посвідчує особу й підтверджує громадянство України, залишається паспорт громадянина України (п. 1 Положення про паспорт громадянина України, затверджене постановою ВРУ від 26.06.92 р. № 2503-XII (далі — Положення № 2503), п. 1 Порядку оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсним та знищення паспорта громадянина України, затверджений постановою Кабміну від 25.03.2015 р. № 302). Тому при укладенні трудових договорів використовують саме цей документ.

Водночас є й інші документи, що носять горду назву «паспорт» і посвідчують особу громадянина. Це (п. 1 Положення № 2503):

• паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
• дипломатичний паспорт України;
• службовий паспорт України.

І тільки у виняткових випадках можна скористатися іншими (замість паспорта) документами, що посвідчують особу. Це можуть бути:

• посвідка на проживання (для іноземців або осіб без громадянства);
• тимчасове посвідчення (для осіб, які втратили паспорт).

Враховуючи те, що ст. 24 КЗпП (та й ст. 200 КпАП теж) не уточнює, який саме паспорт потрібно використовувати при укладенні трудового договору, можна дійти висновку, що підійде будь-який з перелічених вище документів.

Проте, нагадаємо, що з 25.07.2018 р. на всіх працівників, з якими укладено трудовий договір, мають бути заведені особові справи.

До особової справи долучають цілу низку документів, у тому числі й копію паспорта (п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5).

Копія паспорта також може бути потрібна й для бухгалтерії (для правильного оподаткування доходів працівника і заповнення звітності, нарахування тих чи інших виплат).

Враховуючи все вище сказане, ми б радили роботодавцеві не поспішати і все так само вимагати оригінали документів від кандидатів на посади. Як мовиться: «помалу їдь — далі заїдеш».

Ще трохи користі

Виходить, толку від е-паспорта для кадровиків не так уже й багато? Зовсім ні. Ви, напевно, пам’ятаєте, що ст. 25 КЗпП забороняє при укладенні трудового договору вимагати від особи, яка влаштовується на роботу, у тому числі відомості про реєстрацію її місця проживання або перебування.

У паперовому паспорті для таких відміток є спеціальні сторінки (с. 11–16). Тому хочеш-не-хочеш, а якщо кандидат на роботу надав такий паспорт, йому доведеться розкрити ще й інформацію про місце реєстрації. У власників ID-картки — усе складніше. Оскільки пристрої для зчитування інформації з ID-картки є не в усіх роботодавців, ЦНАП таким особам додатково видає довідку про реєстрацію їх місця проживання (витяг з ЄДДР).

Якщо майбутній працівник надав до відділу кадрів такий документ, ви зможете внести ці дані до особової справи працівника. А якщо ні — то й дарма. Адже відсутність довідки (витягу) або відмітки про реєстрацію місця проживання в паспорті — не може бути підставою для відмови в прийнятті на роботу. У тому числі й на держслужбу (лист НАДС від 11.09.2019 р. № 6275/13-19).

Водночас ці дані потрібні не лише для заповнення особової справи працівника, але й у тому випадку, якщо посада, на яку він приймається, передбачає матеріальну відповідальність (мало що може статися).

Ось тут якраз і допоможе е-паспорт. У ньому можна проглянути дані про реєстрацію (проживання) фізичної особи (за наявності таких даних у ЄДДР). Це додаткова змінна інформація (п. 4 Постанови № 278), яка відображається в розділі «Повна інформація». Принаймні запитання «де шукати працівника?» буде вичерпано.

Висновки

• Е-паспорт — це електронна копія ID-картки.
• Е-паспорт ще перебуває на експериментальному етапі й використовується для вузького кола операцій.
• У кадровій роботі використовувати е-паспорти можна, тільки щоб при прийнятті на роботу отримати дані про прописку майбутнього працівника.
• Ведення особових справ співробітників на підставі е-паспортів поки що не закріплене на законодавчому рівні.

Дар’я Кравченко, Оплата праці