Безпека
Аутстафінг vs аутсорсинг: як працювати чужими руками
Поняття «аутсорсинг» та «аутстафінг» часто плутають. Давайте розберемося, в чому різниця між цими інструментами, в яких випадках компанії потрібен аутсорсинг, а коли — аутстаффінг, коли ці рішення вигідні, а коли — ні. Розповідає Галина Шаблінська, заступник генерального директора по роботі з клієнтами BDO Unicon Outsourcing.
Аутсорсинг (з англ. outsourcing – використання зовнішнього джерела/ресурсу) — це сучасний інструмент підвищення ефективності компанії. З його допомогою організації передають непрофільні функції сторонньому підряднику, який спеціалізується на наданні таких послуг. Це дозволяє замовнику зосередитися на ключових бізнес-процесах.
Від редакції:
На законодавчому рівні поняття аутсорсингу визначено розділом 4 Національного класифікатору України "Класифікація видів економічної діяльності ДК 009:2010":
Аутсорсинг — угода, згідно з якою замовник доручає підряднику виконати певні завдання, зокрема, частину виробничого процесу або повний виробничий процес, надання послуг щодо підбирання персоналу, допоміжні функції.
Термін "аутсорсинг" також використовують, якщо підрядник здійснює допоміжну діяльність, і не залежить від того, чи виконують такі завдання на ринкових умовах. Замовник і підрядник можуть бути розташовані в межах однієї економічної території чи в різних економічних територіях. Фактичне місцезнаходження не впливає на класифікацію цих суб'єктів.
У той час, як аутстафінг (з англ. outstaffing – діяльність із надання персоналу) — це форма праці, яка передбачає залучення найманих працівників з сторонньої організації на певний період часу. Також, завдяки такому формату взаємодії, роботодавець може перевести своїх співробітників в штат іншої компанії — аутстафінгової.
Ця схема активно використовується IT компаніями.
Від редакції:
На сьогоднішній день законодавством України не закріплено поняття "аутстафінг". Проте, ст. 39 ЗУ «Про зайнятість населення» передбачений такий вид діяльності, як «діяльність суб'єктів господарювання, які наймають працівників для подальшого виконання ними роботи в Україні в іншого працедавця», що є тотожним поняттю аутстафінгу.
Також, п.п. 14.1.183. ПКУ містить визначення послуга з надання персоналу — господарська або цивільно-правова угода, відповідно до якої особа, що надає послугу (резидент або нерезидент), направляє у розпорядження іншої особи (резидента або нерезидента) одну або декількох фізичних осіб для виконання визначених цією угодою функцій. Угода про надання персоналу може передбачати укладання зазначеними фізичними особами трудової угоди або трудового контракту із особою, у розпорядження якої вони направлені.
Таким чином, у першому випадку постачальник бере на себе відповідальність за виконання всього обсягу поставлених перед ним завдань. У другому — компанія отримує виконавця, який не відповідає за якість своєї роботи і її результат.
Скажімо, за договором аутстафінгу вам нададуть бухгалтера, який буде робити те, що йому скажуть. Або сидіти склавши руки, якщо ваш менеджер не організував його роботу. А за договором аутсорсингу постачальник організує для вас бухгалтерську службу, яка буде вести облік, обробляти авансові звіти, рахувати зарплату відповідно до законодавства.
Разом з тим, компанія, яка переходить на аутсорсинг, може запросити «імплантів» — фахівців провайдера, які будуть працювати в офісі клієнта. Найчастіше цією опцією користуються тільки з побоювань:
- працівники не будуть сидіти поруч, і їх не можна буде контролювати;
- «чужі» співробітники вкрадуть дані компанії.
Однак провайдери, які багато років працюють на ринку, дуже дорожать своєю репутацією і жорстко контролюють всі процеси, пов'язані з інформаційною безпекою клієнтів. Для них - це принципові фінансові та репутаційні ризики. Тому спокійно можна обійтися без «імплантів» і заощадити бюджет.
Але бувають випадки, коли у замовника дуже багато документів, які необхідно регулярно обробляти. І в цій ситуації періодична присутність співробітника провайдера в офісі може бути доцільним.
Коли потрібен аутсорсинг, а коли — аутстафінг?
Передати функції на аутсорсинг можуть компанії практично будь-якої галузі і будь-якого розміру. Можливість зосередитися на розвитку основних бізнес-процесах підприємства актуальна для всіх керівників. Однак ключові причини можуть відрізнятися.
Наприклад, малому бізнесу складно дозволити собі найняти в штат дорогого фахівця. Невеликій компанії простіше звернутися за експертизою до зовнішнього провайдера.
Для підприємств середнього розміру ключовим питанням стає надійність, а також напрацювання в області організації бізнес-процесів, регламентів і процедур, які може впровадити аутсорсингова компанія. Як правило, коли підприємство трансформується з малого в середнє, з середнього — в велике, йому необхідна допомога в правильному вибудовуванні бізнес-процесів, налагодженні ефективного документообігу та роботи інформаційних систем.
Великий бізнес цікавить масштабованість, можливість швидко набрати або скоротити штат співробітників, які обслуговують непрофільні функції, такі, як бухгалтерію або кадрове діловодство, і економія за рахунок обсягу. Будь-який керівник хоче бути впевнений, що всі його документи оформлені відповідно до вимог законодавства, звітність здана і податки сплачені вчасно. Ніхто не хоче раптово отримати штраф або повідомлення про камеральну податкову перевірку. Велика аутсорсингова компанія, що страхує свої ризики перед клієнтом, готова забезпечити таку впевненість.
За послугами аутстафінгу компанії звертаються, щоб зняти з себе відповідальність за трудові відносини з працівниками: оформлення, ведення кадрового діловодства, виплату заробітної плати на іншу компанію.
Додаткова інформація від редакції
Основні відмінності:
- першою відмінністю є те, що працівник за аутсорсингом продовжує ходити на роботу до свого наймодавця, надаючи компанії-замовнику лише конкретний результат (наприклад, веб-сайт чи дизайн-проект), а ось аутстафінг передбачає занурення у робочий процес на території клієнта-замовника за його правилами роботи, проте без оформлення з ним трудових відносин.
- у питанні оплати ключовим є її призначення – за роботу чи за результат роботи, в чому і полягає основна відмінність аутсорсингу від аутстафінгу.
Аутсорсинг: можливості компанії-замовника під час використання аутсорсингу є доволі обмеженими, адже фактично він оплачує виконану роботу, її результат, не втручаючись при цьому у внутрішню "кухню" роботи його тимчасових "працівників".
Аутстафінг: замовник аутстафінгової компанії є більш вільним у своїх можливостях, адже в процесі роботи він має право контролювати діяльність орендованого персоналу як власного, слідкувати за часом та умовами роботи, регулювати її процес.
Можливі проблеми
Ще на етапі прийняття рішення про передачу функцій на аутсорсинг компанії побоюються змін бізнес-процесів. Керівники до них часто просто не готові.
Аутсорсинг — це робота по регламентам, тобто у всіх процесів є опис і терміни. Однак, далеко не у всіх компаніях внутрішні процедури збудовані відповідно до тих чи інших регламентів. При переході на аутсорсинг провайдер проводить обстеження, виявляє процеси, які збудовані невірно. Провайдер може запропонувати оптимальну архітектуру облікової системи, оновлення для можливості налаштування автоматизованих процесів і звітів. А будь-які нововведення можуть спричинити за собою зміну пов'язаних процесів.
Змінюються і комунікації: так, як за процес відповідає вся компанія, а не колега або група колег, можлива зміна каналу передачі інформації, використання єдиного інструменту для постановки задач.
Тому аутсорсинг підходить не всім. Для тих, хто розглядає аутсорсинг, саме як інструмент швидко «порізати» витрати, звернення до провайдера дійсно не дасть істотного виграшу, в порівнянні з віддаленої фінансовою службою. Але для тих, хто шукає шляхи довгострокової оптимізації і поліпшення внутрішніх бізнес-процесів, підвищення їх прозорості та керованості, збереження інформаційної безпеки і зниження фінансових ризиків, робота з аутсорсингової компанією буде, як і раніше цікава.
Безумовно, проблемою може стати і невідповідність якості послуг, що надаються, очікуванням замовника.
Робота з недобросовісним підрядником загрожує серйозними проблемами. Якщо компанія-аутстафер, яка надає співробітників, не веде кадрове діловодство, затримує заробітну плату, не стежить за наявністю у працівників необхідних документів, то у замовника на підприємстві виявляється персонал, який не зареєстрований.
Додаткова інформація від редакції:
Користуючись недосконалістю законодавства на практиці «аутстафінгові» компанії вводять в оману працівників, які винаймаються для інших роботодавців. Хитрощі полягають в тому, що працівники, які наймаються на умовах договору «аутстафінгу», детально не цікавляться умовами договору, в якому зазначено, що вони працюють на фірму – нерезидента, а це означає, що доходи отриманні від такого нерезидента ( які як правило є іноземними), і в такому випадку фізична особа зобов’язана самостійно подавати декларацію та сплачувати за себе податки, та саме головне — за такого працівника не сплачується єдиний соціальний внесок, що не дає йому право на отримання соціальної страховки: лікарняних, допомоги по безробіттю, а також такий період роботи за договором «аутстафінгу» не зараховується до стажу і не дає право на отримання пенсії.
Основним захисним механізмом як для аутстафінгової компанії, так і для її клієнтів в такому випадку є уникнення будь-яких ознак фіктивності на всіх етапах процесу, а також кваліфікована юридична підтримка, що дозволяє передбачити та запобігти негативним наслідкам у вигляді адміністративної та кримінальної відповідальності.
За умови укладення юридично правильного договору аутстафінгу ризик визнання трудових відносин між компанією-замовником та працівниками є мінімальним
На практиці багато компаній не розрізняють між собою поняття аутсорсингу та аутстафінгу, часто замінюючи одне одним. Але розібравшись, ми бачимо, що аутсорсинг і аутстафінг — це два абсолютно різних інструмента, які вирішують різні завдання і мають свої особливості.