Право на відшкодування витрат під час службових відряджень працівників, зокрема вартості проїзду до місця призначення і назад, гарантує ст. 121 Кодексу законів про працю України. Отже, працівники мають право отримати компенсацію вартості проїзду за місцем відрядження, але в разі наявності належно оформлених підтвердних документів.

Відповідно до пункту 14 розділу I Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), підтвердними документами, що засвідчують вартість здійснених у відрядженні витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" від 06.07.95 р. № 265/95-ВР (далі — Закон № 265/95-ВР) та Податкового кодексу України (ПКУ).

Розрахунковий документ — це документ установленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених Законом № 265, і який зареєстровано реєстратором розрахункових операцій або заповнено вручну (ст. 2 Закону № 265/95-ВР).

Відповідно до ст. 39 Закону України "Про автомобільний транспорт" від 05.04.2001 р. № 2344-III документи, на підставі яких виконуються пасажирські перевезення для пасажира, — квиток на проїзд в автобусі та на перевезення багажу (для пільгового проїзду - посвідчення особи встановленого зразка).

Типові форми квитків на проїзд пасажирів на маршрутах загального користування, зокрема на міжміських автобусах (типи I, II, III, IV), затверджено наказом Міністерства транспорту та зв'язку України від 25.05.2006 р. № 503 "Про затвердження Типових форм квитків на проїзд пасажирів і перевезення багажу на маршрутах загального користування" (далі — Наказ № 503).

Підставою для компенсації вартості проїзду на міському транспорті є авансовий звіт. Його форму встановлено наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841. Нагадаємо, що відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ працівник має відзвітуватися за відрядження до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершив відрядження.

Головним у питанні оподаткування витрат на відрядження податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) є пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ. Він передбачає, що витрати на проїзд за місцем відрядження не є об'єктом оподаткування ПДФО тільки за наявності підтвердних документів.

У загальному випадку для цілей оподаткування ПДФО/ВЗ вартість фактичних витрат на проїзд у разі використання ЕК підтверджують такі документи:

• власне ЕК (його роздруківка);
• посадковий талон, якщо його обов'язковість передбачено правилами перевезення на відповідному виді транспорту;
• розрахункові документи про придбання ЕК на всіх видах транспорту.

Лише за наявності перелічених документів витрати на проїзд, відшкодовані підприємством, не є оподатковуваним доходом відрядженого працівника.

Тому, зважаючи на сказане, витрати на придбання автобусного ЕК підтверджують перевізний документ, роздрукований на папері (транспортний квиток), та  оригінал розрахункового або платіжного документа (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку).

При цьому посадковий талон пасажира не вимагають, оскільки його обов'язковість не передбачено правилами перевезення на автомобільному транспорті. Такої думки дотримується й ДФСУ в листі від 09.10.2017 р. № 2183/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.

Отже, якщо працівник додає до авансового звіту документи, які підтверджують оплату квитка (чек, квитанція, виписка банку тощо) та квиток, утримувати ПДФО (як і військовий збір) не потрібно.  

Окремо радимо отримати від працівника також виписку з карткового рахунку платника.