Використання електронних документів в Україні встановлює Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV (далі — Закон № 851).

ЕДО — сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів (ст. 9 Закону № 851).

Якщо підприємство вводить ЕДО, потрібно:

• розробити власну інструкцію з діловодства, яка буде містити порядок ЕДО на підприємстві, у тому числі вимоги щодо найменування та зберігання електронних документів. Норми такої інструкції повинні відповідати нормам законодавства. Зокрема, при складанні інструкції з діловодства керуйтеся положеннями Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5;
• обрати програмний продукт, який дозволить забезпечити на підприємстві ведення документообігу в електронній формі. Потрібно сказати, що на сьогодні є великий вибір подібних програм. Але важлива умова при виборі такої програми — можливість інтеграції цієї програми з іншими програмами, якими користується ваше підприємство, контрагенти та державні органи;
• укласти договори на електронний обмін документами з контролюючими органами, іншими підприємствами (контрагентами);
• зафіксувати дату переходу на ЕДО в наказі по підприємству.