Згідно із частиною першою статті 23 Закону України від 23.09.1999 № 1105 підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є сформований на основі медичного висновку про тимчасову непрацездатність листок непрацездатності.

Листок непрацездатності формується в Електронному реєстрі листків непрацездатності на підставі інформації про медичний висновок, який формує лікуючий лікар, у разі ідентифікації пацієнта як застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Сформований листок непрацездатності надсилається страхувальникам, з якими застрахована особа перебуває у трудових відносинах (за основним місцем роботи та за сумісництвом) через кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Листок непрацездатності може мати в Реєстрі такі статуси:

• закритий;
• готовий до сплати (виданий);
• помилково сформований;
• недійсний;
• оплачений.

Електронний листок непрацездатності набуває статус «Закритий» з дня свого формування (відкриття) в Електронному реєстрі листків непрацездатності. По електронних листках з таким статусом ще не можна нараховувати кошти.

Статус «Закритий» змінюється на статус «Готово до сплати» через сім днів після дати:

• закриття (закінчення строку дії медичного висновку) — для листків непрацездатності по тимчасовій непрацездатності;
• відкриття (початок строку дії медичного висновку) — для листків непрацездатності  по вагітності та пологах.

Статус «Готово до сплати» вказує на те, що страхувальник може працювати з листком непрацездатності та нараховувати відповідну допомогу. По електронних лікарняних з таким статусом роботодавець має сформувати на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України заяву-розрахунок на фінансування відповідного виду допомоги та надіслати її до Фонду.

Статус «Помилково сформований» може отримати листок непрацездатності, якщо медичний висновок, на підставі якого його було сформовано, створено з помилками. У такому разі лікар протягом 7 днів створить коректний медичний висновок, на підставі якого буде створено новий е-лікарняний. А попередній, із неточними чи некоректними даними, отримає статус «Помилково сформований». Виплати за такими електронним листкам непрацездатності не проводяться.

Після того, як страхувальнику на спеціальний рахунок для зарахування страхових виплат надсилаються кошти для здійснення відповідних виплат застрахованій особі, листок непрацездатності набуває статус «Оплачений».

Отже, по листках непрацездатності, які оплачуються лише за рахунок коштів роботодавця, статус на «Оплачений» не змінюється, а залишається «Готово до сплати». Слід також зауважити, що у випадку формування цифрових копій листка непрацездатності (за сумісництвом), даний листок непрацездатності може залишитись в статусі  «Готовий до сплати» навіть після фінансування допомоги Пенсійним фондом України, оскільки цифрові копії не були оплачені.