Мінекономіки у 2021 році затвердило порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці. Відповідний наказ міністерства № 839-21 від 28 жовтня 2021 року був зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2021 року за № 1488/37110. Документом визначається єдиний порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці.

Організація роботи в системі управління охороною праці – важливий, але доволі складний процес, особливо для малого бізнесу.

Що потрібно знати, якщо ви вирішили впровадити електронний документообіг в системі управління охороною праці на своєму підприємстві.

1. Дія цього Порядку не поширюється на відносини, врегулювання яких здійснюється в іншому порядку відповідно до вимог актів вищої юридичної сили.
2. Організація електронного документообігу документів, ведення яких передбачено НПАОП, здійснюється з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання.

Одночасно з прийняттям зазначеного в Порядку рішення роботодавець зобов’язаний затвердити:

1) перелік документів, ведення яких передбачається у електронній формі;

2) порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення документів, зазначених у переліку.

3. У разі прийняття рішення про організацію електронного документообігу документів, створення та використання яких передбачено НПАОП, роботодавець зобов’язаний забезпечити:

1) строк зберігання електронних документів у сфері охорони праці, не менший від строку, встановленого для відповідних документів, визначених НПАОП, у тому числі шляхом використання електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання;

2) можливість вільного ознайомлення працівників з документами, якщо така можливість передбачена НПАОП;

3) надання посадовим особам центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері охорони праці та його територіальних органів у передбачених законодавством випадках примірників електронних документів, які відповідають вимогам до форматів даних електронного документообігу, встановлених законодавством.

4.У випадках, коли відносно документів, віднесених до переліку, передбачено проставлення особистого підпису визначеної НПАОП особи, накладається електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису такої особи.