Щорічно за заявою роботодавця (його представника), за участю представника первинної профспілкової організації або уповноваженої працівниками особи, органи Держпраці визначають категорії працівників, які підлягають попередньому (періодичним) медичному огляду та складають Акт визначення категорій працівників, які підлягають попередньому (періодичним) медичному огляду.

До заяви додаються належним чином завірений штатний розпис, протоколи лабораторних досліджень умов праці з визначенням шкідливих та небезпечних факторів виробничого середовища і трудового процесу на конкретних робочих місцях, які організовує роботодавець.